Implementa nuevo sistema de inscripción

De WikiNoticias UANL

16 de febrero de 2006

La UANL implementó un sistema de inscripción diferente.

Dentro de su proyecto de mejora continua, el Departamento Escolar y de Archivo, que proporciona la inscripción definitiva, así como la credencial universitaria desde el nivel medio superior hasta el posgrado, implantaría a partir de agosto de 2006 un nuevo sistema de inscripción.

Hasta entonces se encotnraba en proceso de análisis y desarrollo la inscripción por nivel académico a través de una responsabilidad compartida, para lo que sería necesario que todas las preparatorias y facultades estuvieran integradas en el Sistema Integral de Administración de Servicios Educativos (SIASE).

“En agosto de este año será inaugurado un nuevo sistema de inscripciones que presupone la intersección de tres entidades más aparte de la Dirección General de Informática: Tesorería, Centro de Evaluaciones y Escolar”, explicó Lázaro Vargas Guerra, su entonces director.

Todo alumno egresado de preparatoria, previo concurso de ingreso y una vez aceptado en facultad, ya no tendría que recurrir al Departamento Escolar y de Archivo para realizar su trámite de inscripción, iría directamente a la facultad cuando haga su trámite de cuota interna.

El departamento recibiría por medio electrónico la base de datos del aspirante, la preparatoria mediante el SIASE validaría y emitiría un kárdex electrónico completo y Tesorería emitiría el recibo de pago de cuotas escolares.

Mientras tanto Escolar y de Archivo haría la programación, establecería y validaría los criterios de inscripción y liberaría la autorización para realizarla.

Con ello se lograrían dos cambios significativos, primero, la credencial universitaria sería multifuncional, es decir, la que el alumno usó en preparatoria, sería la misma en facultad. De esto se deriva el segundo cambio, que es la optimización de recursos en su elaboración. Vargas explicó que de los nueve mil 327 alumnos que ingresaron a facultad, solamente se emitieron mil 192, mientras en posgrado de mil 132 alumnos sólo se elaboraron 140.

“La Universidad dejó de emitir siete mil 710, que en conjunto con los de posgrado, significa un ahorro sustancial de un millón de pesos”.

Además se redimensionaba el proceso de inscripción de primer ingreso a preparatoria y regularizaciones que, en una primera fase de implantación, permitiría que el alumno entregara sus documentos, los cuales, en lugar de ser microfilmados en 45 días hábiles, serían digitalizados en tan sólo cinco para, simultáneamente, procesar y entregarle su credencial.

La División de Archivo, Acreditación de Estudios y Normatividad llevó a cabo el proyecto de digitalización de documentos que tenía como objetivo ofrecer seguridad en el resguardo de la información electrónica y acceso inmediato a su consulta.

Sus beneficios sería la búsqueda rápida y efectiva de información, optimización de espacios físicos destinados al almacenamiento de expedientes con la consecuente disminución de recurso humano.

Hasta entonces se tenía un avance de 800 mil imágenes de documentos de trámites cotidianos; en enero de 2006 las perspectivas eran comenzar con la digitalización de expedientes de alumnos de nuevo ingreso e implementar el software de administración de la información.

La microfilmación de mil expedientes requería de 25 a 30 días hábiles, entonces los mismos expedientes se digitalizaban en dos días.

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